Een communicatie proces voor Signify’s Design System Team
Signify – Interaction Designer (via Hike One)
December 2021 – Juli 2023
Niet alleen een Design System
Bij Signify was ik actief als Interaction Designer in het Design System Team. Naast werken aan het fysieke Design System heb ik ook gewerkt aan het proces rondom het Design System. Zo heb ik gewerkt aan een proces voor het verbeteren van de communicatie en het verwerken van feedback tussen de Product Designers (gebruikers van het Design System) en het Design System Team. Dit was een pijnpunt wat al een langere tijd speelde. Het begon erop te lijken dat het Design System Team steeds meer een eigen eilandje werd in plaats van dat het samen werkte met de andere Product Designers. Een van de punten die naar boven kwam was de mogelijkheid om laagdrempelig feedback te kunnen geven of een probleem aan te kaarten. Daarvoor heb ik in dit project aan een oplossing gewerkt.
Signify (voorheen Philips Lightning) is de wereldleider in verlichting. Zij verzorgen zakelijke- en reguliere consumenten met kwaliteitsproducten, systemen en services op het gebied van verlichting.
Een communicatie proces voor Signify’s Design System Team
Signify – Interaction Designer (via Hike One)
December 2021 – Juli 2023
Signify (voorheen Philips Lightning) is de wereldleider in verlichting. Zij verzorgen zakelijke- en reguliere consumenten met kwaliteitsproducten, systemen en services op het gebied van verlichting.
Niet alleen een Design System
Bij Signify was ik actief als Interaction Designer in het Design System Team. Naast werken aan het fysieke Design System heb ik ook gewerkt aan het proces rondom het Design System. Zo heb ik gewerkt aan een proces voor het verbeteren van de communicatie en het verwerken van feedback tussen de Product Designers (gebruikers van het Design System) en het Design System Team. Dit was een pijnpunt wat al een langere tijd speelde. Het begon erop te lijken dat het Design System Team steeds meer een eigen eilandje werd in plaats van dat het samen werkte met de andere Product Designers. Een van de punten die naar boven kwam was de mogelijkheid om laagdrempelig feedback te kunnen geven of een probleem aan te kaarten. Daarvoor heb ik in dit project aan een oplossing gewerkt.
Proces en ervaring
Communicatie onderzoek en interviews
Zoals in meeste onderzoekstrajecten ben ik begonnen met desk research. Ik heb een aantal artikelen gevonden over communicatie in Design Systems en die gebruikt als leidraad voor een lijst met eisen en wensen. Dit heb ik intern met het Design System Team besproken en gevalideerd voordat ik doorging naar de volgende stap: Interviews.
De interviews werden gehouden met een aantal van de Product Designers van Signify. Met het uitnodigen heb ik gelet op functie, locatie en spreiding van teams om een zo goed mogelijke afspiegeling te kunnen creëren van alle Product Designers bij Signify. In de interviews heb ik gevraagd naar hoe zij het Design System gebruiken, hoe zij het Design System Team zien en hij denken dat wij hen beter kunnen ondersteunen in hun werk.
Wat hebben de Product Designers van Signify nodig?
Met de uitkomsten van de interviews heb ik gekeken naar waar op dit moment de grootste pijnpunten zaten. Die gingen voornamelijk over communicatie en bijdragen aan het Design System. Product Designers weten niet goed hoe ze een probleem kunnen aankaarten met het Design System en krijgen wisselende antwoorden. Om problemen aan te kunnen kaarten of om elementen toe te kunnen voegen aan het Design System, moet er een duidelijk proces komen voor zowel de Product Designers als voor het Design System Team hoe hiermee om te gaan. De communicatie barrière moet zo makkelijk en laag mogelijk zijn voor de Product Designers.
Een proces voor duidelijke en consistente communicatie
Zodoende heb ik een proces ontworpen waar het voor Product Designers heel laagdrempelig en makkelijk is om het Design System Team te contacteren en hun vraag te stellen. Daarnaast heb ik een uitgebreider proces ontworpen voor hoe het Design System Team daarmee omgaat en daarop terug rapporteert zodat de communicatie vanuit het Design System Team consistent is richting de Product Designers.
Na een trial-run met het proces liep ik hier en daar toch nog tegen wat punten aan die of nog niet goed uitgedacht waren of op een andere manier opgelost moesten worden. Die punten heb ik in een volgende iteratie van het proces verwerkt waardoor het proces nog vollediger werd en ook om kon gaan met de meeste edge cases.
Tevens heb ik een Tension Report bedacht. Dit staat parallel aan het proces en doorloopt dezelfde stappen. Dit rapport maakt het makkelijker en efficiënter voor het Design System Team om te achterhalen waar het probleem zit, wat het Design System Team daarmee moet doen en hoe we dat gaan aanpakken. Het Proposal stukje van het rapport wordt gecommuniceerd met de aanvrager van het probleem. Met een akkoord op het voorstel pakt het Design System Team het probleem verder op zoals in het voorstel besproken.
Uitkomst
Het volgen en handhaven van dit proces verzorgde een betere communicatie tussen Product Designers en het Design System Team. De manier van feedback opvangen werkte goed voor het Design System Team en gaf duidelijkheid aan de Product Designers. Het was een stap in de goede richting naar betere communicatie tussen beide groepen mensen.
Wat ik heb geleerd
Tijdens dit project heb ik geleerd een proces uit te denken gebaseerd op user research en dit duidelijk te visualiseren. Ook heb ik geleerd wat voor communicatie er van een Design System Team verwacht wordt en hoe die vormen van communicatie toegepast kunnen worden.
© Jesse Slabbekoorn - User Experience Designer